Como escrever um e-mail convincente

Publicado em 26.03.2013

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E-mails são o documento mais comum no mundo dos negócios hoje. Infelizmente, muitos e-mails são tão mal escritos que os destinatários mal conseguem descobrir por que eles o estão lendo e o que deveriam responder.

Confira métodos infalíveis para escrever e-mails convincentes:

Tenha uma decisão específica em mente

O objetivo de um e-mail é sempre fazer com que o destinatário(s) tome uma decisão de algum tipo. Caso contrário, por que se preocupar em escrevê-lo? Portanto, antes de escrever qualquer coisa, pergunte-se: exatamente o que eu quero que o destinatário faça?

Como acontece com toda a escrita de negócios, impreciso é o oposto de útil. Quanto mais claro for seu objetivo, mais convincente será seu e-mail.

Comece por escrever a sua conclusão

Sua conclusão é uma declaração da decisão que você quer que o destinatário tome, com base no conteúdo do seu e-mail.

Na escola, você foi provavelmente ensinado a começar uma redação com uma introdução, desenvolvê-la e chegar a uma conclusão final.

No entanto, ninguém no mundo dos negócios tem tempo para passear por meio do desenvolvimento de uma ideia. Se você não disser de cara a razão para o seu e-mail, as chances maiores são de que as pessoas vão simplesmente ignorá-lo e seguir em frente.

Então, comece com a sua conclusão. Por exemplo, suponha que o seu objetivo é pedir que o seu chefe aprove uma academia no ambiente de trabalho.

ERRADO:

Jim,
Como você sabe, absenteísmo é geralmente reconhecido como um problema permanente, com um impacto financeiro acentuado, tanto em nossa empresa quanto em outras empresas de nossa indústria. [Blá blá blá] Portanto, devemos considerar alocação de dinheiro para a instalação de uma academia em nossa sede.

CORRETO:

Jim,
Gostaria que você aprovasse a instalação de uma academia em nossa sede [Blá blá blá].

Estruture seu argumento de apoio em “pedaços de fácil digestão”

Uma vez que você declarou a sua conclusão, divida os argumentos que a sustentam (ou seja, que sustentam a decisão que você quer que seja feita) em pedaços ou blocos, para torná-los “digeríveis”. Apresente cada ponto com um formato e estrutura semelhantes. Por exemplo:

ERRADO:

De acordo com um relatório do governo publicado recentemente, aptidão física de grupo é extremamente importante, embora muito poucas empresas realmente demonstrem um compromisso com ela! Muitas empresas identificam a aptidão física como um recurso competitivo desvalorizado, mas não têm um plano de melhoria nesta área, apesar de aptidão física estar fortemente ligada ao sucesso econômico corporativo e individual. Acredito que, se não resolvermos a questão da aptidão física, uma vez que aumenta a produtividade no local de trabalho, vamos ficar para trás.

CORRETO:

Um centro de fitness irá:
– Reduzir o absenteísmo.
– Aumentar a produtividade global.

Reforce cada argumento com evidências e dados

A menos que você forneça fatos que apoiem seus argumentos, seu e-mail torna-se uma simples opinião e, portanto, aos olhos do destinatário, você provavelmente vai parecer uma pessoa atrás de um interesse pessoal – ou pior. Confira um exemplo:

ERRADO:

Um centro de fitness irá reduzir o absenteísmo, porque as pessoas vão querer vir para o trabalho, em vez de ficar em casa, e não vão ficar tão doentes.

CORRETO:

– Reduzir o absenteísmo. De acordo com uma pesquisa nacional do Instituto de Saúde com 1.000 empresas, companhias com academia indoor experimentam 20% menos absenteísmo do que aquelas que não têm tais instalações.

Repita sua conclusão com uma “chamada à ação”

No final do e-mail, reafirme sua conclusão de uma forma que forneça ao destinatário o próximo passo que ele deve tomar, assumindo que ele agora concorda com a sua conclusão, com base na força de seus argumentos e evidências. Mantenha esse “chamado” simples e específico.

ERRADO:

Seu apoio para este projeto seria muito apreciado.

CORRETO:

Se você responder a este e-mail com a sua aprovação, vou iniciar o processo de instalação de uma academia.

Coloque um benefício na linha de “assunto”

Sua linha de assunto (título do e-mail) é a parte mais importante do e-mail, e é por isso que você a deve escrever por último, depois de ter escrito tanto sua conclusão quanto os argumentos e evidências que o suportam.

O assunto ideal deve fazer duas coisas importantes: despertar interesse suficiente do destinatário para que o e-mail seja aberto e lido, e sugerir a conclusão que você quer que o destinatário aceite.

Na maioria dos casos, a melhor maneira de realizar as duas tarefas é encapsular um benefício (ou benefícios) que irá resultar da decisão que você gostaria que o destinatário fizesse no assunto. Por exemplo:

ERRADO:

Assunto: O impacto na saúde de programas internos de fitness para empregados

CORRETO:

Assunto: Como podemos reduzir o absenteísmo

Veja claramente a diferença entre os dois e-mails na íntegra:

ERRADO:

Para: Jim@Acme.com

Assunto: O impacto na saúde de programas internos de fitness para empregados

Jim,

Como você sabe, absenteísmo é geralmente reconhecido como um problema permanente, com um impacto financeiro acentuado, tanto em nossa empresa quanto em outras empresas de nossa indústria. Um centro de fitness irá reduzir o absenteísmo, porque as pessoas vão querer vir para o trabalho, em vez de ficar em casa, e não vão ficar tão doentes. Portanto, devemos considerar alocação de dinheiro para a instalação de uma academia em nossa sede. Seu apoio para este projeto seria muito apreciado.

Jill

CORRETO:

Para: Jim@Acme.com

Assunto: Como podemos reduzir o absenteísmo

Jim,

Gostaria que você aprovasse a instalação de uma academia em nossa sede. Eis por quê:

– Reduz o absenteísmo. De acordo com uma pesquisa nacional do Instituto de Saúde com 1.000 empresas, companhias com academia indoor experimentam 20% menos absenteísmo do que aquelas que não têm tais instalações.

– Aumenta a produtividade. Temos 50% mais absenteísmo do que outras empresas do nosso setor, de forma que reduzir esse número em 20% automaticamente aumentará a nossa produtividade em 10%.

Se você responder a este e-mail com a sua aprovação, vou iniciar o processo de instalação de uma academia.

Jill

Falando sério, qual dos dois e-mails você acha que é mais propenso a levar a uma resposta favorável para o remetente?[Inc]

Autor: Natasha Romanzoti

tem 25 anos, é jornalista, apaixonada por esportes, livros de suspense, séries de todos os tipos e doces de todos os gostos.

Quer copiar nosso texto? Siga estas simples instruções e evite transtornos.
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20 Comentários

  1. Já se tem preguiça de pensar, e de escrever então? Esta aula de monossilabismo está perfeitamente justificada.

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  2. Ótimo. Agora ninguém mais vai derrubar, com a extremidade do membro inferior, o suporte sustentáculo de uma das unidades de acampamento! Resumindo: chutar o pau da barraca. Rsrs

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  3. Numa empresa bem administrada, qualquer investimento, inclusive e especialmente num projeto dessa natureza (academia), já deveria estar incluído no planejamento anual do orçamento.
    Um e-mail com esta finalidade seria desnecessário. Bastaria, na data prevista no orçamento, o envio do documento para aprovação e início do projeto.
    Numa empresa mal administrada, a forma como um e-mail com esta finalidade fosse escrito não faria diferença.

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    • Concordo, uma boa gestão de projetos iria evitar essa troca de emails, mas as técnicas podem ser utilizadas em várias outras situações.

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  4. Sim, ótimo artigo, dicas realmente preciosas. Mas tem uma falha grotesca de comunicação: absenteísmo.

    Os grandes mestres da escrita nunca recomendariam uma palavra que não tem uso coloquial para o sucesso da mensagem, mesmo num e-mail corporativo. Inclusive o uso de palavras incomuns é considerado como um pecado na escrita (professores de gramática e português de plantão, por favor me ajudem, isso tem um nome, – eruditismo? – uso afetado da linguagem para mostrar erudição, não é?)

    Enfim, se você obriga ao remetente a procurar um dicionário para entender o que você falou, o sucesso da sua mensagem fica comprometido, e você com a fama de… hum… deixa pra lá.

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    • Neologismo, eu acho. :|

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    • Neologismo:
      “Palavra ou termo de formação nova, a partir de elementos gramaticais da própria língua ou estrangeiros;
      acepção nova de uma palavra já existente na língua;
      doutrina ou teoria nova”

      Eruditismo:
      “Manifestação de erudição, palavra tomada diretamente das línguas clássicas”

      Dicionário InFormal

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    • Ah, obrigado. Eu vi aviso de Neologismo várias vezes no Word e não sabia o que era – na pressa nem pude procurar e identificar direito meu erro.

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    • Acredito que, para mim, nesse caso há “preciosismo” – um vício gramatical. Não sou da área administrativa e minha atividade é autônoma. Mas, entre “eles”, pode ser apenas mais um termo técnico conhecido (no início, pensei que estavam falando sobre bebidas alcoólicas ou coisa assim ehehe).

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    • A linguagem culta cabe perfeitamente nos livros, a mesma que entre caducos e alienados vira verborragia!

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  5. Olá Equipe do blog HypeScience,

    Excelente dica para blogueiros, e também negócios on-line diversos, desta forma podemos saber mais claramente a forma correta de se enviar um e-mail informando sobre o serviço.

    Abraço e parabéns!

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  6. Ótimo. Uma aula muito boa , que faz falta pra muitas pessoas que acham que são “o cara”. Muitos precisam atualizar o que foi ensinado na escola.
    Antigamente escrevia: Venho por meio dessas mal traçadas linhas informar que… Pode?

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  7. Para: Jim@Acme.com
    Assunto: Como podemos reduzir o absenteísmo
    Jim,
    Gostaria que você aprovasse a instalação de uma academia em nossa sede. Eis por quê:
    – Reduz o absenteísmo. De acordo com uma pesquisa nacional do Instituto de Saúde com 1.000 empresas, companhias com academia indoor experimentam 20% menos absenteísmo do que aquelas que não têm tais instalações.
    – Aumenta a produtividade. Temos 50% mais absenteísmo do que outras empresas do nosso setor, de forma que reduzir esse número em 20% automaticamente aumentará a nossa produtividade em 10%.
    Se você responder a este e-mail com a sua aprovação, vou iniciar o processo de instalação de uma academia.

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