Como escrever um e-mail convincente

Publicado em 26.03.2013

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E-mails são o documento mais comum no mundo dos negócios hoje. Infelizmente, muitos e-mails são tão mal escritos que os destinatários mal conseguem descobrir por que eles o estão lendo e o que deveriam responder.

Confira métodos infalíveis para escrever e-mails convincentes:

Tenha uma decisão específica em mente

O objetivo de um e-mail é sempre fazer com que o destinatário(s) tome uma decisão de algum tipo. Caso contrário, por que se preocupar em escrevê-lo? Portanto, antes de escrever qualquer coisa, pergunte-se: exatamente o que eu quero que o destinatário faça?

Como acontece com toda a escrita de negócios, impreciso é o oposto de útil. Quanto mais claro for seu objetivo, mais convincente será seu e-mail.

Comece por escrever a sua conclusão

Sua conclusão é uma declaração da decisão que você quer que o destinatário tome, com base no conteúdo do seu e-mail.

Na escola, você foi provavelmente ensinado a começar uma redação com uma introdução, desenvolvê-la e chegar a uma conclusão final.

No entanto, ninguém no mundo dos negócios tem tempo para passear por meio do desenvolvimento de uma ideia. Se você não disser de cara a razão para o seu e-mail, as chances maiores são de que as pessoas vão simplesmente ignorá-lo e seguir em frente.

Então, comece com a sua conclusão. Por exemplo, suponha que o seu objetivo é pedir que o seu chefe aprove uma academia no ambiente de trabalho.

ERRADO:

Jim,
Como você sabe, absenteísmo é geralmente reconhecido como um problema permanente, com um impacto financeiro acentuado, tanto em nossa empresa quanto em outras empresas de nossa indústria. [Blá blá blá] Portanto, devemos considerar alocação de dinheiro para a instalação de uma academia em nossa sede.

CORRETO:

Jim,
Gostaria que você aprovasse a instalação de uma academia em nossa sede [Blá blá blá].

Estruture seu argumento de apoio em “pedaços de fácil digestão”

Uma vez que você declarou a sua conclusão, divida os argumentos que a sustentam (ou seja, que sustentam a decisão que você quer que seja feita) em pedaços ou blocos, para torná-los “digeríveis”. Apresente cada ponto com um formato e estrutura semelhantes. Por exemplo:

ERRADO:

De acordo com um relatório do governo publicado recentemente, aptidão física de grupo é extremamente importante, embora muito poucas empresas realmente demonstrem um compromisso com ela! Muitas empresas identificam a aptidão física como um recurso competitivo desvalorizado, mas não têm um plano de melhoria nesta área, apesar de aptidão física estar fortemente ligada ao sucesso econômico corporativo e individual. Acredito que, se não resolvermos a questão da aptidão física, uma vez que aumenta a produtividade no local de trabalho, vamos ficar para trás.

CORRETO:

Um centro de fitness irá:
– Reduzir o absenteísmo.
– Aumentar a produtividade global.

Reforce cada argumento com evidências e dados

A menos que você forneça fatos que apoiem seus argumentos, seu e-mail torna-se uma simples opinião e, portanto, aos olhos do destinatário, você provavelmente vai parecer uma pessoa atrás de um interesse pessoal – ou pior. Confira um exemplo:

ERRADO:

Um centro de fitness irá reduzir o absenteísmo, porque as pessoas vão querer vir para o trabalho, em vez de ficar em casa, e não vão ficar tão doentes.

CORRETO:

– Reduzir o absenteísmo. De acordo com uma pesquisa nacional do Instituto de Saúde com 1.000 empresas, companhias com academia indoor experimentam 20% menos absenteísmo do que aquelas que não têm tais instalações.

Repita sua conclusão com uma “chamada à ação”

No final do e-mail, reafirme sua conclusão de uma forma que forneça ao destinatário o próximo passo que ele deve tomar, assumindo que ele agora concorda com a sua conclusão, com base na força de seus argumentos e evidências. Mantenha esse “chamado” simples e específico.

ERRADO:

Seu apoio para este projeto seria muito apreciado.

CORRETO:

Se você responder a este e-mail com a sua aprovação, vou iniciar o processo de instalação de uma academia.

Coloque um benefício na linha de “assunto”

Sua linha de assunto (título do e-mail) é a parte mais importante do e-mail, e é por isso que você a deve escrever por último, depois de ter escrito tanto sua conclusão quanto os argumentos e evidências que o suportam.

O assunto ideal deve fazer duas coisas importantes: despertar interesse suficiente do destinatário para que o e-mail seja aberto e lido, e sugerir a conclusão que você quer que o destinatário aceite.

Na maioria dos casos, a melhor maneira de realizar as duas tarefas é encapsular um benefício (ou benefícios) que irá resultar da decisão que você gostaria que o destinatário fizesse no assunto. Por exemplo:

ERRADO:

Assunto: O impacto na saúde de programas internos de fitness para empregados

CORRETO:

Assunto: Como podemos reduzir o absenteísmo

Veja claramente a diferença entre os dois e-mails na íntegra:

ERRADO:

Para: Jim@Acme.com

Assunto: O impacto na saúde de programas internos de fitness para empregados

Jim,

Como você sabe, absenteísmo é geralmente reconhecido como um problema permanente, com um impacto financeiro acentuado, tanto em nossa empresa quanto em outras empresas de nossa indústria. Um centro de fitness irá reduzir o absenteísmo, porque as pessoas vão querer vir para o trabalho, em vez de ficar em casa, e não vão ficar tão doentes. Portanto, devemos considerar alocação de dinheiro para a instalação de uma academia em nossa sede. Seu apoio para este projeto seria muito apreciado.

Jill

CORRETO:

Para: Jim@Acme.com

Assunto: Como podemos reduzir o absenteísmo

Jim,

Gostaria que você aprovasse a instalação de uma academia em nossa sede. Eis por quê:

– Reduz o absenteísmo. De acordo com uma pesquisa nacional do Instituto de Saúde com 1.000 empresas, companhias com academia indoor experimentam 20% menos absenteísmo do que aquelas que não têm tais instalações.

– Aumenta a produtividade. Temos 50% mais absenteísmo do que outras empresas do nosso setor, de forma que reduzir esse número em 20% automaticamente aumentará a nossa produtividade em 10%.

Se você responder a este e-mail com a sua aprovação, vou iniciar o processo de instalação de uma academia.

Jill

Falando sério, qual dos dois e-mails você acha que é mais propenso a levar a uma resposta favorável para o remetente?[Inc]

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Natasha Romanzoti

é jornalista, apaixonada por esportes, livros de suspense, séries de todos os tipos e doces de todos os gostos.

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20 Comentários

  1. Já se tem preguiça de pensar, e de escrever então? Esta aula de monossilabismo está perfeitamente justificada.

  2. Ótimo. Agora ninguém mais vai derrubar, com a extremidade do membro inferior, o suporte sustentáculo de uma das unidades de acampamento! Resumindo: chutar o pau da barraca. Rsrs

  3. Numa empresa bem administrada, qualquer investimento, inclusive e especialmente num projeto dessa natureza (academia), já deveria estar incluído no planejamento anual do orçamento.
    Um e-mail com esta finalidade seria desnecessário. Bastaria, na data prevista no orçamento, o envio do documento para aprovação e início do projeto.
    Numa empresa mal administrada, a forma como um e-mail com esta finalidade fosse escrito não faria diferença.

    • Concordo, uma boa gestão de projetos iria evitar essa troca de emails, mas as técnicas podem ser utilizadas em várias outras situações.

  4. Sim, ótimo artigo, dicas realmente preciosas. Mas tem uma falha grotesca de comunicação: absenteísmo.

    Os grandes mestres da escrita nunca recomendariam uma palavra que não tem uso coloquial para o sucesso da mensagem, mesmo num e-mail corporativo. Inclusive o uso de palavras incomuns é considerado como um pecado na escrita (professores de gramática e português de plantão, por favor me ajudem, isso tem um nome, – eruditismo? – uso afetado da linguagem para mostrar erudição, não é?)

    Enfim, se você obriga ao remetente a procurar um dicionário para entender o que você falou, o sucesso da sua mensagem fica comprometido, e você com a fama de… hum… deixa pra lá.

    • Neologismo, eu acho. 😐

    • Neologismo:
      “Palavra ou termo de formação nova, a partir de elementos gramaticais da própria língua ou estrangeiros;
      acepção nova de uma palavra já existente na língua;
      doutrina ou teoria nova”

      Eruditismo:
      “Manifestação de erudição, palavra tomada diretamente das línguas clássicas”

      Dicionário InFormal

    • Ah, obrigado. Eu vi aviso de Neologismo várias vezes no Word e não sabia o que era – na pressa nem pude procurar e identificar direito meu erro.

    • Acredito que, para mim, nesse caso há “preciosismo” – um vício gramatical. Não sou da área administrativa e minha atividade é autônoma. Mas, entre “eles”, pode ser apenas mais um termo técnico conhecido (no início, pensei que estavam falando sobre bebidas alcoólicas ou coisa assim ehehe).

    • A linguagem culta cabe perfeitamente nos livros, a mesma que entre caducos e alienados vira verborragia!

  5. Olá Equipe do blog HypeScience,

    Excelente dica para blogueiros, e também negócios on-line diversos, desta forma podemos saber mais claramente a forma correta de se enviar um e-mail informando sobre o serviço.

    Abraço e parabéns!

  6. Ótimo. Uma aula muito boa , que faz falta pra muitas pessoas que acham que são “o cara”. Muitos precisam atualizar o que foi ensinado na escola.
    Antigamente escrevia: Venho por meio dessas mal traçadas linhas informar que… Pode?

  7. Para: Jim@Acme.com
    Assunto: Como podemos reduzir o absenteísmo
    Jim,
    Gostaria que você aprovasse a instalação de uma academia em nossa sede. Eis por quê:
    – Reduz o absenteísmo. De acordo com uma pesquisa nacional do Instituto de Saúde com 1.000 empresas, companhias com academia indoor experimentam 20% menos absenteísmo do que aquelas que não têm tais instalações.
    – Aumenta a produtividade. Temos 50% mais absenteísmo do que outras empresas do nosso setor, de forma que reduzir esse número em 20% automaticamente aumentará a nossa produtividade em 10%.
    Se você responder a este e-mail com a sua aprovação, vou iniciar o processo de instalação de uma academia.

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